Chiến lược truyền thông là một phần của chiến lược thị trường. Một chiến lược truyền thông cụ thể tạo ra một định hướng cần thiết cho mọi hoạt động truyền thông, nó giúp doanh nghiệp chuyển thông điệp của mình đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, qua đó tạo ra một vị trí vững chắc trong suy nghĩ, nhận thức của khách hàng.
Chiến lược truyền thông bao gồm các yếu tố sau đây:
1. Đối tượng mục tiêu.
Rõ ràng là bạn phải xác định rõ đối tượng khách hàng sẽ nhận các thông điệp truyền thông của bạn là ai. Bạn cũng cần phân định rõ ràng giữa khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng, bởi vì giữa hai đối tượng này bạn sẽ có thể gởi đi những thông điệp khác nhau, sử dụng phương tiện truyền thông khác nhau.
Ngoài ra, bạn cần xem xét yếu tố tạo nên sự khác nhau giữa một nhóm khách hàng này với nhóm khác. Sự khác nhau có thể được phân định bởi nhu cầu, tuổi tác, địa lý, thu nhập, tâm lý hoặc lối sống. Cần lưu ý là số lượng người mà bạn cố truyền thông đến càng lớn thì thông điệp của bạn càng thiếu cụ thể, thiếu thuyết phục.
2. Thông điệp định vị.
Bằng cách định vị, bạn chọn cho mình một vị trí trong trí óc của khách hàng. Hiện nay, khách hàng dường như bị quá tải do họ là đích nhắm của quá nhiều thông điệp truyền thông, hầu như mọi lúc mọi nơi. Giữa một rừng thông điệp truyền thông như vậy, một định vị tốt giúp bạn có cơ hội tìm được con đường đi vào trong nhận thức, suy nghĩ của khách hàng và lưu lại đó lâu dài.
3. Mục tiêu truyền thông.
Mục tiêu truyền thông là điều bạn muốn đạt được qua một chương trình truyền thông. Mục tiêu truyền thông có thể là xây dựng một hình ảnh, giá trị cho một thương hiệu; gia tăng sự nhận biết của khách hàng về một sản phẩm, một dịch vụ; thông báo về một chương trình khuyến mại; giới thiệu một sản phẩm mới cùng những lợi ích mà nó mang lại cho khách hàng; uốn nắng những nhận thức lệch lạc về một thương hiệu, một công ty .v.v.. Xác định mục tiêu truyền thông cụ thể, giúp bạn có cơ sở để đo lường hiệu quả của một chương trình truyền thông
4. Chiến lược tiếp cận và thông điệp cần truyền đi.
Chỉ bằng sự hiểu biết của mình về khách hàng và thị trường, bạn mới có thể xây dựng cho mình một chiến lược tiếp cận khách hàng hiệu quả. Bạn cũng cần xác định thông điệp mình muốn truyền đến khách hàng là gì, thông điệp đó phản ánh nỗ lực của bạn trong việc chiếm lấy một vị trí trong tâm trí khách hàng mà bạn đã định vị. Thông điệp đó có thể được truyền đến khách hàng bằng một phương tiện truyền thông đơn lẻ hoặc một tập hợp của nhiều phương tiện truyền thông khác nhau, tuỳ vào đặc điểm khách hàng và thị trường, tuỳ vào khả năng của bạn.
5. Truyền thông và hiệu quả kinh doanh.
Muốn hay không, truyền thông phải mang lại hiệu quả trong kinh doanh, và do vậy cần phải được đo lường. Người ta đo lường hiệu quả truyền thông bằng cách so sánh hiệu quả đạt được với mục tiêu truyền thông đề ra ngay từ đầu. Ngoài ra người ta còn so sánh chi phí phải bỏ ra giữa những phương tiện truyền thông khác nhau để đạt được một đơn vị đo lường cụ thể.
Một ví dụ về mục tiêu và đo lường hiệu qủa truyền thông: Bạn đặt ra mục tiêu ít nhất 80% khách hàng mục tiêu có thể nhận biết một sản phẩm mới của bạn trong vòng 3 tháng, và sau 3 tháng kể từ khi thực hiện chương trình truyền thông, bạn thực hiện một cuộc thăm dò khách hàng để kiểm tra xem bao nhiêu phần trăm khách hàng nhận biết sàn phẩm mới của bạn.
6. Theo đuổi.
Một sản phẩm hoàn toàn mới, đáp ứng một nhu cầu bức thiết của khách hàng thường dễ đi vào lòng người hơn là một sản phẩm không có gì khác biệt so với những sản phẩm cùng loại khác, và cùng tham gia trên một thị trường. Xây dựng một thương hiệu đòi hỏi sự kiên trì và một chiến lược truyền thông lâu dài.
Cuộc bầu cử tổng thống vừa qua tại Mỹ cho thấy sức mạnh vượt trội của truyền thông mạng xã hội so với truyền thông chính thống.
Trong chiến dịch tranh cử của mình, bà Hillary Clinton với 200 kênh truyền thông chính thống áp đảo hoàn toàn so với ông Donald Trump – vỏn vẹn 6 kênh. Trong khi đó, trên kênh truyền thông xã hội, chiến dịch truyền thông công phu với các luồng trao đổi hai chiều và tích cực của ông Trump tỏ ra rất hiệu quả.
Nói một cách cô đọng thì thất bại của bà Clinton nằm ở việc các thông điệp được truyền đi từ kênh chính thống không tương thích với các thông điệp trên mạng xã hội. Với những người làm truyền thông cho doanh nghiệp, bài học rút ra chính là truyền thông chính thống hay mạng xã hội đều có uy lực to lớn và cần được kết hợp sử dụng một cách cẩn trọng.
Để xây dựng được giá trị thương hiệu tích cực và bền vững, doanh nghiệp cần chuyển tải thông điệp truyền thông một cách nhất quán trên tất cả các kênh truyền thông có liên đới. Duy trì kiểm soát và phân tích thông điệp sẽ đảm bảo các thông điệp không bị chệch khỏi định hướng của doanh nghiệp.
Hiện nay, không ít trường hợp truyền thông chính thống tổng hợp từ các thảo luận xã hội, còn mạng xã hội cũng chia sẻ và phát triển chủ đề từ kênh chính thống. Trang BuzzFeed nổi tiếng vận hành hoàn toàn theo nguyên lý này. Kết quả là việc quản lý uy tín thương hiệu của các doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.
Đây là một bức tranh rất mới hiện nay, khi người tiêu dùng đón nhận thông tin từ nhiều nguồn và ranh giới giữa truyền thông chính thống với mạng xã hội bị lu mờ đối với các doanh nghiệp. Khách hàng không hề biết đến cái gọi là “chiến lược truyền thông chính thống” hay “chiến lược truyền thông xã hội”, họ chỉ biết thương hiệu của bạn.
Khi có sự không thống nhất giữa các thông điệp, thương hiệu của bạn sẽ gặp nguy hiểm. Khách hàng sẽ cảm nhận thương hiệu thiếu sự kết nối (với họ) và dường như doanh nghiệp của bạn đang cố gắng che giấu điều gì đó.
Hình dưới đây sẽ diễn tả cụ thể luận điểm này. Nhiều mối tiềm ẩn đối với sự lệnh pha khi chuyển tải thông điệp doanh nghiệp trong chuỗi giao tiếp 3 bên “doanh nghiệp – kênh truyền thống – kênh mạng xã hội” có thể tổn hại đến thương hiệu.
Ví dụ, doanh nghiệp thực hiện chiến dịch truyền thông và chuyển tải trên kênh chính thống nhưng không thực hiện bất cứ sự đánh giá nào về mức độ quan tâm đối với thương hiệu này trên mạng xã hội và ngược lại. Thêm vào đó và cũng là quan trọng nhất, rất có thể có khoảng cách lớn giữa những gì doanh nghiệp đưa ra và chuyển tải như là thông điệp chủ chốt trên truyền thông chính thống với những nội dung/chủ đề mà khách hàng thảo luận và tương tác trên mạng xã hội.
Một nghiên cứu mới đây của công ty phân tích truyền thông Isentia cho một công ty dịch vụ thương mại, về mức độ chênh lệch giữa cảm nhận thương hiệu trên truyền thông chính thống và mạng xã hội, đã cho thấy sự chênh lệch giữa hai kênh và xác định mảng mà doanh nghiệp cần đầu tư cải thiện. Biểu đồ dưới đây là trích xuất từ nghiên cứu đó:
Có thể nhìn thấy sự không liên quan khá rõ giữa thông điệp được truyền đi trên kênh chính thống và cảm nhận thực sự của khách hàng trên mạng xã hội về cùng một vấn đề. Đặc biệt rõ ràng với mục Jobs Growth (sự tăng trưởng nghề nghiệp) – mặc dù doanh nghiệp đã làm khá tốt trên kênh chính thống, mức độ cảm nhận trên mạng xã hội thấp đến -16 điểm.
Theo đó, phương án đưa ra là khách hàng cần thay đổi cảm nhận tiêu cực trên kênh online, mạng xã hội. Với những đúc kết chuyên sâu hơn, doanh nghiệp đã tìm kiếm và hợp tác với các micro-KOLs (người có tầm ảnh hưởng trên online mức độ nhỏ, trên một số nền tảng nhất định) để làm sáng tỏ hơn các thông điệp cần chuyển tải và “thân thiện hóa” cho toàn bộ chiến dịch truyền thông.